【知らないと損する】テレワークの効率化のための3つのポイント

マロ嫁

テレワークを続けて1ヶ月がすぎたけど、なかなか仕事に集中できないわ。
そうなんだよね。会社のオフィスとはちょっと環境が違うから、工夫が必要だよね。

マロディー

こんにちは、マロディーです。
自宅が大好きで、自宅を快適にDIYするのが趣味の広告マンです。外出自粛でテレワークが始まり、自宅に引きこもる大義名分をいただきました。防災グッズも揃えたので、3ヶ月位は自宅に籠城できそうです。
はい、そんな自宅・家電大好き広告マンですが、仕事はきちんとやってます。どちらかといえば、仕事は速い方です。
その秘訣は、仕事をする環境を整えるからです。
家の中で仕事ができるテレワークマロディーにとっては、最高な環境です。
でも、通勤時間が無くなった分、仕事が捗るはずなのに、思うように仕事が進まないなんて方もいるのではないのでしょうか?
特に多いのが、仕事に集中できる環境が整っていない。家族(小さいお子さん)がいて集中できない。なんて声も聴こえてきます。
実は、マロディーの最大最強の愛すべき敵は、小さな子供たちで、3人の子供たちのエネルギーを発散させつつ、いかに仕事をするかがポイントです。
妻は、公共の仕事をしているため、主夫として家事、仕事、育児をしているので、時間管理について考えました。

この記事はそんな苦悩の中から生まれました。

自宅でのテレワークで困っているあなたのお役に立てれば幸いです。

この記事の内容
  1. 目標管理
  2. 時間管理
  3. 環境管理
<divclass=”graybox”>Contents</divclass=”graybox”>

  1. <ahref=#a1>目標管理のポイント
    1. <ahref=#a2>大きい物から小さい物</ahref=#a2>
    2. <ahref=#a3>道筋をつくる</ahref=#a3>

    </ahref=#a1>

  2. <ahref=#a4>時間管理のポイント
    1. <ahref=#a5>使える時間の把握</ahref=#a5>
    2. <ahref=#a6>集中力を維持する時間</ahref=#a6>

    </ahref=#a4>

  3. <ahref=#a7>環境管理のポイント
    1. <ahref=#a8>テレワークの秘密アイテム</ahref=#a8>
    2. <ahref=#a9>作業効率アップ</ahref=#a9>

    </ahref=#a7>

まずは、3つのうち最も重要な「目標管理」についてです。

<h2class=”hh hh15″id=”a1″>目標管理のポイント目標管理のポイント

目標管理のポイントは、「大きいものから小さいものを決める」です。

大きい物から小さい物

まずは、最終的に何をしたいのか、何を達成すべきなのかといった、大きなものから目標を決めましょう。
最終的には、「今日の1日で何をやるのか」を明確にすることがポイントなのですが、一日の目標を立てる前に、目的や大きな目標を確認する必要があります。
仕事に関する目標管理なら、4半期や年度の業務目標をあてはめてもいいです。
例えば、一年ぐらいのスパンの広告のお仕事を例にしてみます。顧客が何を市場に情報発信したいのか?という目的から年度の大きな目標を立てます。当然お客様である事業主さんとの契約(仕様書)に基づいて、擦り合わせが必要です。

道筋をつくる

次に、その大きな目標を達成するための道筋を立てます。その中には、小さな目標がいくつも出て来るでしょう。
広告用のポスターを2ヶ月後に作るなら、そのための撮影スケジュール、ポスター制作のために、タレントさんの所属する事務所との契約、デザイナーさんの発注などが小さな目標になります。
さらに、今日の目標として、「宣伝用ポスターのキャッチ、ティップ(のせたい言葉)のチェックをする。」
というような感じで、1日の目標を決めたらあとは、やるだけ。さらに1日の使い方は次の時間管理で見てみましょう。
<h2class=”hh hh15″id=”a4″>時間管理のポイント時間管理のポイント
時間管理とは、この場では1日の時間の使い方について考えてみます。決して、「ザ・ワー○ド」的に時間と止めたり、「精○と時の部屋」みたいに時間の流れをゆっくりするわけでもありません。
時間管理のポイントは、1日に使える時間を自分で知ることです。
時間を有効に使うには、1日に自分が行動できる時間の量を知ることです。</h2class=”hh>

使える時間の把握

具体的には、1日24時間のうち、睡眠に8時間、朝・昼・晩の食事と食事の準備や後片付けに3時間、入浴・着替え・洗顔などで1時間ここまでの合計で12時間とします。
20年くらい前、浪人生だっと時にコンスタントに勉強できたのが、1日10時間位だったので妥当な数字かと思います。その時は、1日1時間のトレーニングもしていたので、コンスタントに活動できるのは合計で11〜12時間と考えられます。
ただ、子どもの世話を追加すると、実際に仕事に集中できるのは、マイナス3時間?
残りの9時間だとすると、仕事ができるのは9時間?
いいえ、残念ながら人間の集中力はそんなに持ちません。
人間が本当に集中できる時間は、15分ほどらしいですが、40分から50分くらいは物事に取り組める程度の集中は続きます。また、リフレッシュするのに10分ほどと考えると、50分仕事、10分休憩というセットを繰り返すのが最も効率的なのかもしれません。
そうすると、1日にできる仕事時間は
50分9セット 450分=7時間半
家の中で子どもの世話をするなら7時間半
自分のことに専念できる環境の方なら10時間ほどでしょうか
先ほどの50分と10分の組み合わせを1セットにして、
仕事や勉強も50分毎に区切って仕事をするのがポイントです。

マロディーの例
  1. 朝にお昼ご飯のお弁当を作成
  2. PC朝礼前に、子供とお散歩
  3. 仕事45分
  4. 休憩15分(子供と遊ぶ)
  5. お昼時間に子供と公園
  6. お弁当
  7. 子供はお昼寝
  8. 仕事45分
  9. 休憩15分

集中力を維持する時間

ポイントは、自分の集中力が切れたタイミングで休憩として子供と遊ぶ、そして仕事に戻る。
子育てとマルチでお仕事をする人、そうではない方も、ポイントは同じです。
自分の使える時間(作業時間)を、できるだけ集中力が続くように区切ることです。
では、この作業時間を増やすことはできないのでしょうか?
残念ながら、時間は増やすことはできません。その代わり、効率的に作業を行うことで、仕事に必要な時間を短くしてみましょう。
<h2class=”hh hh15″id=”a7″>環境管理のポイント環境管理のポイント
限られた時間を有効に使うには、作業環境の整備が大事です。
ここでは、リモートワーク・テレワークをすることを前提として、基本的にPCの作業環境について言及します。ただ、細かなPCの設定などは別の記事を参考にしたいと思います。</h2class=”hh>

テレワークの秘密アイテム

高い性能のPCに買い替えるのは当然、仕事の速度を上げる手段ですし、PC作業の効率化、様々な人が詳しい記事を書いているので、今回は作業スペースを広げることについて詳しく書いてみたいと思います。
作業スペースを広げるとは、結論からいうとディスプレイを拡張するということです。デスクトップ型PCの方はディスプレイを選んで購入されていると思いますが、ラップトップ(ノートPCサイズ)の方は大体13〜14インチくらいのディスプレイで作業をしているのではないでしょうか?
作業効率を上げる手っ取り早い手段、それは、このPCのモニターを広くすることです。14インチのモニターのノートPCなら21インチのモニターを接続すれば2倍以上の作業領域が広がります。

作業効率アップ

これで、PDFの資料やネットで調べ物をしながら、ワードやパワーポイントで作業をしたり、zoomやTeamsでテレビ会議をしながらPC上で資料の確認やメモを取ることもできます。
当然一画面でもこうした同時作業はできますが、学説によるとディスプレイの大きさが2倍に増えると、作業の効率は約25%も向上するそうです。
そうすると、先ほどの450分の作業時間ですが1.25倍だとすると�約560分≒9時間になります。
作業管理としましたが、作業効率を上げることで、時間の管理にも影響を与えます。

テレワークの3つのポイント
今回は、目標管理、時間管理、作業管理環境の管理という側面でテレワークについて考えてみました。
自分の仕事や勉強の目標設定は、テレワークに関わらず重要なので、普段からも目標を意識すると、効率がUPすると思います。
また、適度な休憩と一緒に、PC機器をちょっと変えるだけで、長時間の作業も楽になるので、色々と試してみるといいかと思います。
特に、PCのモニターは安いものだと1万円くらいから買えるものなので、自分の自由な時間を買うんだと考えて、購入してみるものいいと思います。
最後に、テレワーク中でも、物事の優先順位はしっかり付けてください。
健康や家族あってこその仕事や勉強、趣味があると思いますので、体調管理にも気をつけてくださいね。
最後まで読んでいただきありがとうございます。

</h2class=”hh>

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